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時間管理のマトリックスを理解する その1

  • 2009-05-09 (Sat)
  • Book

そろそろいっておきます。

7つの習慣―成功には原則があった!

ちょっとした都合で「第三の習慣 重要事項を優先する」で出てくる「時間管理のマトリックス」に焦点を絞ります。
これを真に理解するには第一と第二の習慣も理解しておかないといけないので、興味のある方は読んでおいて下さい。

時間管理のマトリックスでは、緊急度と重要度によって活動(仕事、趣味、イベントなど日常生活で我々が時間を割く対象)を 4 つの領域に分けます。
ここで問題になるのが「緊急」と「重要」の定義です。
「重要」については

重要なものというのは、「あなたのミッション、価値観、優先順位の高い目標の達成に結びついているもの」である。

としていて、「緊急」の方は単純な引用では伝わらないので私の言葉でまとめると、

 「他者や外的要因から働きかけてきて、ある期間内に対応・解決を要求されるもの」

となります。
それぞれのキモは「どこからやってきたものなのか」という点です。

「重要」は自由意志や自律、原則という言葉で表現されているように、自分の内からやってくるものです。
「先生に言われた」「業務命令である」「市場が要求している」といった理由だけで行なうものは重要な活動ではありません。
一方、「緊急」は外からやってきます。
「電話がかかってきた(出ないといけない)」「システム障害が発生した(対応しないといけない)」「スライムがあらわれた(コマンド?)」・・・括弧の中が「緊急な活動」です。

私たちは緊急なものに対しては、すぐに反応しがちである。しかし、緊急性のない重要な事柄を行なうには、より高い率先力と主体性が必要になる。新しい機会を活かし、大切な目的を成し遂げるためには、自分から進んで行動を起こさなければならない。

補足しておくと、対応期間の長短と「緊急」はそれほど強い関係ではありません。
一般的な感覚では「明日締め切りの報告書をまとめる」「システムを 1 時間以内に復旧させる」「3 分以内に怪獣をやっつける」といった活動は緊急な活動に思えますし、実際にそうでしょう。
しかし、時間管理のマトリックスでは「3 ヶ月後にリリースするシステムの開発を行なう」といったものも緊急な活動として扱います。
リリースが明日だろうが来年だろうが「ある期間内に対応・解決を要求されるもの」ということです。

と、いったところでマトリックス登場。

時間管理のマトリックス
緊急緊急でない

第一領域
  • 締め切るのある仕事
  • クレーム処理
  • せっぱつまった問題
  • 病気や事故
  • 危機や災害
第二領域
  • 人間関係づくり
  • 健康維持
  • 準備や計画
  • リーダーシップ
  • 真のレクリエーション
  • 勉強や自己啓発
  • 品質の改善
  • エンパワーメント




第三領域
  • 突然の来訪
  • 多くの電話
  • 多くの会議や報告書
  • 無意味な冠婚葬祭
  • 無意味な接待やつき合い
  • 雑事
第四領域
  • 暇つぶし
  • 単なる遊び
  • だらだら電話
  • 待ち時間
  • 多くのテレビ
  • その他の意味のない活動

このように活動が 4 つの領域に分けられているのですね。
最後に問題を貼っておいて、次回に続きます。

第一問 もし、常日頃から行っていれば、あなたの私生活の質を著しく向上させる活動があるとするなら、それは何だろうか。
第二問 同じように、あなたの仕事の業績または結果を著しく向上させる活動があるとするなら、それは何だろうか。

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